Qual è lo scopo di una segreteria telefonica?

La segreteria telefonica, chiamata anche segreteria telefonica o segreteria telefonica automatica, o segreteria telefonica a registrazione diretta, nel Regno Unito e in diversi paesi del Commonwealth, e ivy-recorder o ivc-recording telephone message machine, o segreteria telefonica, è utilizzata principalmente per rispondere alle chiamate telefoniche e registrare i messaggi dei chiamanti. La segreteria telefonica può essere collegata a una segreteria telefonica o a un telefono che accetta direttamente le chiamate o può essere collegata a un computer esterno o a un modem. La segreteria telefonica è anche chiamata auto-resulting telephone message system e auto-resulting telephone message machine. Viene utilizzata in molte organizzazioni grazie alla facilità con cui gli utenti possono utilizzare programmi software su schermo che consentono agli utenti di selezionare e memorizzare i messaggi telefonici e di comporre numeri.

L’utilizzo della segreteria telefonica offre numerosi vantaggi: primo, consente di risparmiare molto tempo e denaro, oltre a garantire un elevato livello di produttività; secondo, non è necessario utilizzare un software di riconoscimento vocale, poiché la maggior parte dei messaggi telefonici include un messaggio preregistrato che riproduce automaticamente il messaggio all’accensione del telefono o alla risposta di una persona in diretta; terzo, non è necessario programmare la segreteria telefonica per riprodurre messaggi particolari, poiché i messaggi dei chiamanti possono essere memorizzati nella segreteria telefonica o su un PC esterno, a seconda delle esigenze degli utenti. Oggi sono molte le aziende sia più piccole che anche più grandi ad esempio che di fatto decidono di acquistare dei servizi di segreteria telefonica che sono pensati appositamente per loro e che permettono quindi di fatto di avere a disposizione un buon tipo di strumento da poter utilizzare di fatto per tenersi in contatto con i propri clienti e con gli altri colleghi di lavoro o anche ad esempio per inviare dei messaggi o delle comunicazioni particolari.

Inoltre, in alcuni modelli sono disponibili funzioni speciali, come la visualizzazione dell’ID chiamante, il segnale di attesa della posta vocale, il fax alla posta elettronica e le chiamate vocali via Internet. Alcuni modelli consentono agli utenti di inviare avvisi via SMS a persone selezionate. A seconda del modello, sono disponibili anche diverse altre funzioni, come la composizione vocale e l’attesa dei messaggi. La maggior parte dei modelli di segreteria telefonica sono compatibili con tutte le principali reti telefoniche e sono disponibili in una serie di modelli e configurazioni diverse, a seconda delle esigenze degli utenti.

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